Merhaba çok değerli Hakkı Şenkeser "Benim Dikey Dünyam" okurları. Günümüz iş dünyasında şirketler de markalar da insanlar gibi ikili ve çoklu ilişkilere sahiptir. Bu ilişkiler uyguladığınız ya da uygulayamadığınız kurumsal iletişim stratejileri ile büyür ve gelişir ya da geriye gider. Bu da markanızın ya da şirketinizin vizyon ve misyonuna bağlı olarak geleceğini büyük ölçüde şekillendirir.
Dolayısıyla bu ilişkilerin yönetilebilmesi için güçlü bir stratejinin takip edilmesi gerekir. 30 yılı aşkın bir süredir devam eden profesyonel mesleki kariyerim boyunca özellikle çok uluslu şirket yapılarında edindiğim tecrübeler neticesinde kurumsal iletişim stratejilerinin kurgulanması ve yönetilmesi noktasında ve yine devam eden kariyerim boyunca kurumsal iletişim süreçlerine pek çok farklı açıdan bakma ve strateji geliştirme noktasında fırsatım oldu. Dolayısıyla edindiğim bu tecrübelerimi de sizlere aktarmak isterim.
Kurumsal İletişim Nedir?
Kurumsal iletişim, bir kurumun iç ve dış paydaşlarıyla iletişimini planlama, yönetme ve uygulama sürecidir. İç paydaşlar, çalışanlar, yöneticiler, hissedarlar ve tedarikçiler gibi kurumun içinde yer alan kişilerdir. Dış paydaşlar ise, müşteriler, basın, kamuoyu, yatırımcılar, hükümet yetkilileri ve toplum gibi kurumun dışında yer alan kişilerdir. Hadi biraz daha açalım.
Kurumsal iletişim sürdürülebilirlik anlayışıyla firmanın verimliliğini artırılması ve hedef kitle tarafından beğenilen ve takdir edilen bir kurum halini alması faaliyetlerine yönelik bir iletişim ve ilişki disiplinidir. Kurumsal özellik taşıyan ve bu özelliklerle toplumsal yapının bir parçası haline gelen firmaların kurum içinde ve dışında kurdukları ilişki düzenidir. Bu ilişkilerde belirli bir amaç ve düzen doğrultusunda etkili bir iletişim politikası izlenmelidir.
Stratejik açıdan kurumsal iletişimin verimli olarak sürebilmesi için, yöneticilerden çalışanlara, yatırımcılardan tedarikçilere ve hatta tüketicilere iletişimin etkili iyi bir çizgide kurulmuş olması gerekir. Kurumsal yönetimde, kurumsal iletişim stratejileri önemli yere sahiptir.
Kurumsal iletişim, firmaların amaç ve hedeflerine ulaşmasını sağlar. Reklam ve imaj oluşturmada, değişim gerçekleştirmede, medya ve tüketici ilişkilerini geliştirilmesinde, bölüm ve elemanlar arasındaki bütünleşmede, bilgi akışında denetimde hatta karar alma süreçlerinde kurumsal iletişim etkili olur.
Kurumsal iletişim kimliğine uygun her türlü bilgi ve teknikleri kullanarak firmanın verimliliğini katma değer sağlar. Her sektörde olduğu gibi kurumsal iletişim de ortak paydası çalışanlar yani insan faktörüdür. Tüketiciye ulaşmayı, verimlilik ve yatırım için kurulan sistemleri sağlayacak olan insandır. Kurumsal iletişimin temellerini atarken bu husus dikkate alınmalıdır ve yöneticiler bu konuya önem vermelidir. Kurumsal iletişim, kurum içi iletişim ve kurum dışı iletişim olarak ikiye ayrılmaktadır.
Kurum İçi İletişim
Kurumsal iletişimin bir parçası olan kurum içi iletişim, kurumlar arası haberleşme kadar, şirketle ilgili haberleri ve girişimleri, şirket içinde çalışanlara bildirmekten de sorumludur. Kurumu ilgilendiren gelişmeler hakkındaki e-postalar ve notlar hazırlanması, çalışan kaynaklarının derlenmesi, çalışan el kitaplarının oluşturulması, çalışan eğitimlerinin kolaylaştırılması, dahili blogları ve yayınları yönetme gibi işler kurumsal iletişim departmanının kurum içi iletişim alanının parçalarındandır.
Kurum Dışı İletişim
Kurumlar arası iletişim yani kurum dışı iletişim, kurumun çevresinde ve hedefinde yer alan birey ve kurumlarla kurulan iletişim anlamına gelmekte. Burada kurum, kendi itibarını korumak için kendisi dışında kalanlarla olumlu bir iletişim stratejisi geliştirmelidir. Bu sebeple pek çok farklı kaynaktan beslenmek durumunda kalır. Gazete, dergi, el kitapları, yıllıklar, broşürler, raporlar, bültenler gibi kaynaklar basınla olan ilişkiyi güçlendirirken aynı zamanda halka ve tüketiciye de ulaşır. Burada amaç kurumla halk ve basın arasında karşılıklı güven ortamı yaratmak ve marka bilinirliğini ve sadakatini korumaktır. Tüm bu sebeplerden dolayı kurum dışı iletişim de kurum içi iletişim kadar önemlidir.
Kurumsal İletişim Neden Önemlidir?
Kurumların seneler içinde oluşturdukları imajlarını korumak ve yükseltmek başlıca hedefleri arasında olmalıdır. Markalar ve şirketler için kurumsal iletişim önemlidir; çünkü neyi nasıl söyleyeceğinizi burası belirler. Hangi durumlarda halka ve çalışanlara ne söylenmesi gerektiği, hangi üslupla açıklama yapılması gerektiği ve ne zaman özür dilenmesi gerektiği kurumsal iletişimin işinin bir parçası olarak belirtilir. Kurumsal iletişimin önemini maddeler halinde sıralayacak olursak;
Kurumla müşteri arasındaki bağı güçlendirir ve güveni artırır.
Kurumun güçlü ve zayıf yönlerinin neler olduğunu açığa çıkarır.
Kurumun hedef kitlesini nasıl gördüğünü söyler.
Müşterilerin, kurumun ne kadar farkında olduğunu gösterir.
Kurumun kriz durumlarında nasıl bir yol izlemesi gerektiğini söyler.
Kuruma tek bir dil standardı kazandırır ve oluşabilecek karışıklıkların önüne geçer.
Kurumsal İletişimin Bileşenleri Nedir?
Kurumsal iletişim nedir? Kurumsal iletişim neden önemlidir? Sorularının cevabını verdikten sonra kurumsal iletişimi meydana getiren bileşenlerden bahsedelim.
İletişim Stratejisi
İletişim stratejisi, kurumun iletişim hedefleri, hedef kitleleri, mesajları ve iletişim kanallarını belirleyen planlama sürecidir.
Marka ve İmaj Yönetimi
Kurumun marka imajını korumak, geliştirmek ve tanıtmak için yapılan faaliyetlerdir. Bu faaliyetler, logo, renk, slogan ve diğer marka unsurları gibi çeşitli yollarla gerçekleştirilebilir.
Halkla İlişkiler
Halkla ilişkiler, kurumun medya ve kamuoyu ile etkileşimini yöneten faaliyetlerdir. Basın açıklamaları, röportajlar, basın toplantıları ve sosyal medya gibi iletişim kanalları kullanılarak gerçekleştirilebilir.
İç İletişim
İç iletişim, kurum içindeki çalışanlar arasındaki iletişimi ve işbirliğini artırmak için yapılan faaliyetlerdir. İletişim toplantıları, e-postalar, şirket bültenleri ve iç iletişim portalı gibi araçlar kullanılarak gerçekleştirilebilir.
Kriz İletişimi
Kriz iletişimi, kurumun kriz durumlarında nasıl tepki vereceğini ve nasıl iletişim kuracağını planlamayı içeren bir süreçtir. Bu süreç, kriz planlaması, kriz iletişim ekipleri ve kriz iletişimi planları gibi araçları içerir.
Sosyal Sorumluluk
Kurumun sosyal sorumluluk projeleri ve faaliyetleri, topluma katkı sağlamak, çevreye duyarlılığı artırmak ve toplumsal sorunlara çözüm bulmak amacıyla gerçekleştirilen faaliyetlerdir.
Bu bileşenler, kurumsal iletişim stratejilerinin başarılı bir şekilde uygulanmasına yardımcı olur ve kurumun itibarını, imajını ve marka değerini korumak ve geliştirmek için önemlidir.
Kurumsal İletişimin Kuralları Nedir?
Kurumsal iletişimin sağlıklı bir şekilde yönetilebilmesi için bazı kurallar olmaz ise olmazdır. Hadi birlikte bu kurallara bakalım.
Kurumsal iletişim ekibi için yetenekli üst düzey iletişim yöneticilerini tercih etmek:
İletişim alanı, pek çok şirkette küçük görülse de son derece kritik bir alandır. Dolayısıyla burası için kurumun kültürüne uyum sağlayabilecek yetenekli kurumsal iletişim profesyonelleri arasından seçim yapmakta fayda var.
İşe aldığınız kurumsal iletişim profesyoneline güvenmeyi öğrenmek:
Kurumsallık gereği, işe aldığınız kurumsal iletişim profesyoneline ve onun aldığı kararlara güvenmek durumundasınız. Üst düzey iletişim becerisine sahip birisinin, kurumun iletişim işlerinin başında olmasından daha doğal ne olabilir ki?
Teknik beceriler kazanmayı ihmal etmemek:
Her alanda olduğu gibi kurumsal iletişimde de teknoloji her yerde. Dolayısıyla sanal gerçeklikten yapay zekaya pek çok teknolojik gelişme kurumsal iletişim profesyonellerinin kesinlikle yabancı kalmaması gereken konulardan.
Kurumsal İletişim Süreci Nasıl Yönetilir?
Bloğumu takip eden okurlarım Yalın Üretim modellerini benimsediğimi ve 6 Sigma Kara Kuşak Proje Yöneticiliği yetkinliğim kapsamında süreç yönetimlerini PDCA ve DMAIC metodolojisi ile yönettiğimi bilirler.
Hemen bu metotlara hızlıca bakalım. Çünkü stratejik açıdan yönetmeyi planladığınız kurumsal iletişim stratejileriniz için bir disiplini benimsiyor ve sonuçlarını ölçmenize, analiz etmenize ve nihayetinde iyileştirme stratejilerini uygulayacağınız bir metodolojisi oldukça işinize yarayacaktır.
PUKÖ Nedir?
Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al döngüsü değişim için bir modeldir. Yalın üretim felsefesinin önemli bir parçasıdır ve insanların, kurumların ve markaların süreçlerinin sürekli iyileştirilmesi için temel bir ön koşuldur.
PUKÖ, İngilizce olarak PDCA (Plan-Do-Check-Action) olarak tanımlanmaktadır.
İlk olarak, Walter Shewhart tarafından önerilen ve daha sonra William Edwards Deming tarafından geliştirilen PÜKÖ (PDCA) döngüsü, imalat, yönetim ve diğer alanlarda sürekli iyileştirmeler için yaygın bir uygulama haline geldi.
DMAIC Nedir?
DMAIC, proje yönetimi, kalite ve süreç iyileştirmede yaygın olarak kullanılan yapılandırılmış bir proje, süreç, iyileştirme ve problem çözme yöntemidir. Tanımlama (define), ölçme (measure), analiz (analyse), iyileştirme (improve) ve kontrol (control) adımlarından oluşur.
Peki kurumsal iletişim sürecini yönetirken PUKÖ ve DMAIC metodunu nasıl kullanacağız?
Mevcut durum analizi ve kurumsal iletişim Stratejisi Belirleme (DMAIC: Tanımlama / Define)
İletişim stratejisi, kurumun hedefleri, hedef kitleleri, mesajları ve iletişim kanallarını belirlemek için mevcut durumun analiz edilmesi ve ulaşılmak istenen hedefin planlama sürecidir. Bu aşamada, kurumun hedefleri ve stratejik planları göz önünde bulundurularak iletişim hedefleri belirlenir.
İletişim Planı Oluşturma (PUKÖ: Planlama)
İletişim stratejisinin ardından, iletişim planı oluşturulur. Bu plan, belirlenen hedef kitleler için mesajlar ve iletişim kanalları içerir. Planlama süreci, hedef kitlelerin ihtiyaçları, alışkanlıkları ve iletişim tercihleri gibi faktörleri göz önünde bulundurarak yapılır.
İletişim Materyalleri Hazırlama (PUKÖ: Uygulama)
İletişim planı hazırlandıktan sonra, mesajlar ve iletişim materyalleri hazırlanır. Bu materyaller arasında, basın bültenleri, broşürler, web siteleri, sosyal medya gönderileri ve sunumlar gibi araçlar yer alabilir.
İletişim Uygulama (PUKÖ: Uygulama)
İletişim materyalleri hazırlandıktan sonra, iletişim uygulanır. İletişim uygulaması, iletişim kanallarını ve mesajları kullanarak hedef kitlelere doğru şekilde iletilir.
Geri Bildirim ve Ölçümleme (PUKÖ: Kontrol Et ve DMAIC: Measure - Ölçme ve Analyse - Analiz etme)
İletişim süreci sonrasında, geri bildirim ve ölçümleme yapılır. Bu süreç, kurumun iletişim faaliyetlerinin etkinliğini ölçmek için yapılır. Geri bildirim, müşteri görüşleri, satış rakamları, marka bilinirliği ve diğer ölçümler gibi çeşitli araçlar kullanılarak toplanabilir.
İletişim Sürecinin Yeniden Değerlendirilmesi (PUKÖ: Önlem Al ve DMAIC: Improve - İyileştir ve Control - Kontrol Et)
Geri bildirim ve ölçümleme sonrasında, iletişim süreci yeniden değerlendirilir. Bu süreç, kurumun iletişim faaliyetlerini geliştirmek için yapılır. İletişim sürecinin başarısı veya başarısızlığına göre, iletişim stratejisi ve planı güncellenir.
Kurumsal iletişim süreci, sürekli bir döngü içinde yönetilir. Bu döngü, kurumun iletişim faaliyetlerinin sürekli olarak geliştirilmesini ve iyileştirilmesini sağlar.
PUKÖ ve DMAIC metotları başlangıçta süreç yönetimi esnasında size karışık gelebilir. Eğer bu konuda desteğe ihtiyacınız olduğunu düşünürseniz bloğumun iletişim bilgilerinde paylaştığım iletişim yollarını kullanarak bana ulaşabilirsiniz.
Peki Kurumsal İletişim Nasıl Uygulanmalıdır?
Kurumsal iletişim yönetim aracı olarak verimli şekilde kullanılmalıdır.
Kurumun hitap edilecek hedef gruplarını etkili biçimde tanımalıdır.
Kurumun güçlü ve zayıf yönleri tespit etmelidir. SWOT analizi yapılmasını şiddetle öneriyorum.
Kurumun, hedef kitleler tarafından ne kadar farkına varıldığı bilinmelidir.
Rakipler tarafından kurumun nasıl görüldüğü ve yönetiminin nasıl değerlendirildiği bilinmelidir.
Kurumun faaliyetlerine yönelik hangi özelliklere sahip olunması gerektiği bilinmelidir.
Gerektiğinde profesyonel yardım alınmalıdır.
Kurumsal İletişim Örnek Uygulamaları Nedir?
Kurumsal iletişim uygulamaları, bir kurumun iletişim stratejisine göre çeşitlilik gösterir. Bunlar arasında şunlar yer alabilir:
İç İletişim
İç iletişim uygulamaları, kurum içindeki çalışanlar arasındaki iletişimi kapsar. Bu uygulamalar, e-posta, toplantılar, bültenler, intranet, sosyal medya grupları ve kurumsal etkinlikler gibi araçlar kullanılarak gerçekleştirilebilir.
Medya İletişimi
Medya iletişimi uygulamaları, kurumun hedef kitlesiyle medya aracılığıyla iletişim kurmasını sağlar. Bu uygulamalar arasında, basın bültenleri, röportajlar, basın toplantıları, reklamlar ve sponsorluklar yer alabilir.
Blogging
Kurumlar, bir blog aracılığıyla sektörleri hakkında bilgi paylaşabilir veya ürün/hizmetlerine ilişkin detaylı bilgi sunabilirler.
Kriz İletişimi
Kriz iletişimi uygulamaları, bir kriz durumunda kurumun hızlı ve etkili bir şekilde iletişim kurmasını sağlar. Bu uygulamalar arasında, kriz planları, medya ilişkileri, kriz yönetim ekipleri ve sosyal medya stratejileri yer alabilir.
Müşteri İletişimi
Müşteri iletişimi uygulamaları, kurumun müşterileriyle iletişim kurmasını ve müşteri deneyimini geliştirmesini sağlar. Bu uygulamalar arasında, e-posta pazarlama, müşteri hizmetleri, sosyal medya ve müşteri geri bildirimleri yer alabilir.
Sosyal Medya İletişimi
Sosyal medya iletişimi uygulamaları, kurumun hedef kitlesiyle sosyal medya aracılığıyla iletişim kurmasını sağlar. Bu uygulamalar arasında, sosyal medya hesapları, bloglar, podcast’ler, video içerikler ve diğer dijital pazarlama araçları yer alabilir.
Etkinlikler
Kurumlar, etkinlikler aracılığıyla hedef kitleleriyle yüz yüze iletişim kurabilirler. Bunlar arasında, fuarlar, konferanslar, seminerler, açılışlar ve diğer özel etkinlikler yer alabilir.
Kurumsal iletişim uygulamaları, kurumun hedeflerine, hedef kitlelerine ve iletişim stratejisine bağlı olarak değişir. Kurumlar, uygun iletişim araçlarını seçerek, hedef kitleleriyle doğru şekilde iletişim kurabilir ve başarılı bir iletişim stratejisi oluşturabilirler.
Kurumsal İletişim Hataları Nelerdir?
Kurumsal iletişim hataları, kurumun itibarına zarar verebilir ve hedef kitlesiyle iletişimde sorunlar yaşamasına neden olabilir. İşte bazı yaygın kurumsal iletişim hataları:
İletişim Eksikliği
Kurumlar, çalışanları, müşterileri ve diğer paydaşlarıyla yeterli iletişim kurmadıklarında sorunlar ortaya çıkabilir. Bu iletişim eksikliği, yanlış anlamalar, hatalı bilgi akışı ve yanlış kararlarla sonuçlanabilir.
Yanlış Bilgi Vermek
Kurumlar, yanlış veya yanıltıcı bilgi verdiğinde, itibarlarına zarar verebilirler. Yanlış bilgi vermek, müşteri güvenini kaybetmeye ve hukuki sorunlara yol açabilir.
İç Tutarsızlık
Kurumlar, iç tutarsızlık sorunları yaşadıklarında, dışarıya tutarlı bir mesaj veremezler. Bu, müşterilerin ve paydaşların kuruma olan güvenini kaybetmelerine neden olabilir.
Düzgün Olmayan Ton
Kurumların mesajlarının tonu, hedef kitlelerini yanlış anlamalarına neden olabilir. Örneğin, bir şirketin müşterilere yönelik aşırı kibar bir dil kullanması, kurumun ciddiyetini sorgulatırken, aşırı sert bir dil kullanması müşterilerin rahatsızlık hissetmesine neden olabilir.
Kriz Durumlarına Hazırlıksızlık
Kurumlar, kriz durumlarına hazırlıksız olduklarında, yanlış veya yetersiz bir mesaj vererek daha fazla sorun yaratabilirler. Kriz durumlarına hazırlık eğitimi ve kriz planları, kurumların daha etkili bir şekilde yanıt vermesine yardımcı olabilir.
Düşük Etkileşim
Kurumlar, hedef kitleleriyle düşük bir etkileşim kurduklarında, müşteri bağlılığı ve itibarlarını kaybedebilirler. Daha etkili bir etkileşim, müşteri sadakatini artırabilir ve kurumun daha fazla müşteri çekmesine yardımcı olabilir.
Bu hatalardan kaçınmak için, kurumlar stratejik iletişim planları hazırlamalı, doğru bilgi akışını sağlamak için çalışanlarına düzenli eğitimler vermelidir. Ayrıca, kurumlar müşteri geri bildirimlerine önem vermeli ve kriz durumlarına hazırlıklı olmalıdır.
Bugün sizler ile kurumsal iletişim stratejilerine bağlı olarak mevcut tecrübe ve deneyimlerimden de yola çıkarak elimden geldiğince kurumsal iletişimi detaylandırmaya çalıştım. Bugün kurumsal iletişimi stratejik açıdan ele alan kişi, firma ve markalar geleceğe çok daha güvenli bakarken kurumsal iletişimin önemini kavrayamayan firmalar maalesef yeni çağ düzenine ayak uydurmak ve hayatlarını devam ettirmek noktasında büyük yaralar alabilmektedir.
Sizler ile bir sonra ki yazımda görüşmek üzere selamlar, sevgiler.
Yorumlar
Yorum Gönder