İşletmede 5S Uygulaması Bölüm 3 – Uygulama

 Merhaba değerli Hakkı Şenkeser "Benim Dikey Dünyam bloğu okurları. Yalın, Yalın Üretim Araçları, İşletmede Yalın Uygulamaları, 5S, Kaizen ve diğer yalın üretim teknikleri ile ilgili paylaşımlarımız devam ediyor.

Bugünkü yazımın başlığından da anlayacağınız üzere, daha önceki yazılarımızda giriş yaptığımız ve işin daha çok teorik tarafını anlattığımız, yalın üretimin en önemli araçlarından hatta en önemlisi bile diyebileceğimiz 5S uygulamasını örnekleriyle beraber bire bir işletmede gerçekleştirdiğim bir proje üzerinden sizlere aktarmaya devam ediyorum.

Hatırlayacağınız üzere, İşletmede 5S Uygulaması Bölüm 1 - Giriş ve İşletmede 5S Uygulaması Bölüm 2 – Plan ve Hedefler de daha önce çalıştığım firmanın boyahane bölümünde, boyahane fırınlar ve bobin tartım bölgesinde yaptığımız ve işletmede uygulanan en kapsamlı 5S projesinin planlarından ve 5S çalışması sonrası, öncesi ve sonrası hedeflerimizden bahsetmiştik.

Bugün isterseniz hep birlikte uygulamanın detaylarından başlayarak adım adım işletmede yaptığımız 5S uygulamasını bol görsel destekli olarak sizlerle paylaşmaya devam edeyim.

EĞİTİM

Olmaz ise olmaz. İsterseniz adına dünyanın en iyi sistemi deyin. Kağıt üzerinde tüm planlarınızı yapın. Hedeflerinizi belirleyin. Malzeme, araç, gereç donanım, insan aklınıza gelebilecek her türlü tüm yatırımı yapın. Ama yapmak istediklerinizi, birlikte yapacaklarınıza, birlikte çalışacaklarınıza, kanıksanmış çalışma düzenine alışık, çalışma düzenlerini değiştireceğiniz çalışanlarınıza kısaca TAKIMINIZA anlatmaz, eğitimini vermez onları değişime ikna etmezseniz bütün planlarınız kâğıt üzerinde kalır ve harcadığınız maddi ve manevi tüm gayretleriniz boşa gider.

Değişim Zordur ve Emek İster...

Biz de kağıt üzerinde planlarımızı yapıp hedeflerimizi belirledikten sonra ilgili tüm çalışanlarımıza önce israflarımızı ve neden artık daha farklı çalışmamız gerektiğini anlattıktan sonra ilk olarak Yalın Üretimi, sonra 5S’i anlattık. Eğitimlerini verdik.

Tüm eğitimlerimizi tamamlayıp 5S çalışmalarının yapılacağı her bir bölge için takımlarımızı da oluşturduktan sonra İşletmede 5S Uygulamasına, 5S’in ilk adımıyla yani AYIKLAMA (SEIRI) adımıyla başladık.

AYIKLAMA (SEIRI)

Ayıklama ve Sınıflandırma işlemleri yapılır. İş ortamını daha iyi organize etmek için gerekli ile gereksiz olan malzemeleri doğru şekilde ayırt etme ve birbirinden uzaklaştırma işlemidir. Gerekli ve gereksiz malzemeler (Çalışma alanında istenmeyen makine, aparat, ekipman, yedek parça, hammadde, doküman, mobilya vb. eşyalar) birbirinden ayrılır, gereksiz malzemeler çalışma alanından uzaklaştırılır.

Sınıflandırma aşamasında ise makineler, malzemeler, araç gereçler ve el aletleri ayrıştırılır. Hangi sıklıkla, kim tarafından, nerede kullanıldığı ile ilgili sorularla neyin gerekli olduğu belirlenir. Gerekli ya da gerekli olabilecek malzemeler kullanım sıklığına göre tekrar değerlendirilir.

Malzemeye gerçekten ihtiyaç yok ise gereksizlerle birlikte ortamdan kaldırılmalıdır. Ortamdan kaldırılan malzemeler hiç kullanılmayacaksa atılır, şuan kullanılmayacaksa depolanır.

Çalışanların çoğu tarafından kullanılan ortak malzemeler ortak bir sahada, yalnızca tek çalışanın gereksinim duyduğu malzemeler ise kişisel çalışma sahasında depolanır ve düzenlenir.

Peki, nasıl yapacağız?

Birçok işletme ”bir gün lazım olur. O yüzden atmayalım hazır olsun” diyerek uzun süre ihtiyacını duymayacakları birçok eşya veya malzemeyi çalışma ortamında bulundurur. Bu gereksiz malzemeler zamanla artarak çeşitli problemlere, kalite ve üretim kaybına,  gereksiz arama dolayısıyla zaman israfına, çöpe ve güvensiz çalışma ortamına dolayısıyla iş kazası risklerine yol açar.

Malzeme ve ekipmanı saklamak ne kadar önemliyse, onları tutup atmak, gereksiz olanlardan da kurtulmak da en az o kadar önemlidir. Hepsinden önemlisi neyin atılacağını, neyin, nasıl saklanacağını ve saklananlara daha sonra nasıl ulaşılacağını da bilmektir.

Sınıflandırma aşamasında, ilk olarak makineler, araçlar ve gereçler, el aletleri birbirinden ayrılır devamında da;

Hangi sıklıkla kullanılıyor?

Kim kullanıyor?

Kullanım yeri neresi?

Soruları ile neyin gerekli neyin gereksiz olduğu belirlenir. Gruplandırma aşamasında da malzemeler yine;

Gerekli

Gerekli Olabilir

Gereksiz

Olarak 3 başlıkta gruplandırılır.

Gerekli ve Gerekli Olabilir diye sınıflandırdığımız malzemeler için de bir kullanım sıklığı belirlenmelidir. Burada kritik olan ise, “Buna gerçekten ihtiyacım var mı?” sorusunun sorulmasıdır. 

Eğer cevabınız, “Var” ise hemen ardından, “Ne kadar gerek var? Ne zaman gerek var? Sorularının sorulmasıdır. Cevap “Yok” ise o malzeme ortadan kaldırılmalıdır.

Gereksiz olarak sınıflandırdığımız malzemeler için de, çöp mü? Değerli atık mı? Soruları sorularak yine gereksiz malzemeler de sınıflandırılmalıdır. Burada kritik nokta sizin için gereksiz olan bir malzeme bir başka bölüm için çok değerli olabilir. Bu şekilde bir ayrıştırma gereksiz israfı ortadan kaldırıp çok değerli olan kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlayacaktır.

Sınıflandırma işleminde size kolaylık sağlayacak bir yöntem de KIRMIZI ETİKET tekniğidir.

KIRMIZI ETİKET TEKNİĞİ

Sınıflamayı yapabilmek için bir metoda, bir yola ihtiyaç duyarız. Bu metot, bize görsel olarak gereksiz malzemeleri tanımlayacak, her bir eşyanın neden gereksiz olduğunu tarif edecek ve bize problemi kimin tanımladığını söyleyecek.Kırmızı Etiket Tekniğidir. 

Kırmızı etiket tekniğinde potansiyel gereksiz malzemeler bir etiketle işaretlenir. Etiket anımsatıcı olarak rol oynar ve o eşya ile ne yapacağımıza karar verirken onun hakkındaki bilgileri belgelemek için bir yer sağlar. Kırmızı etiket tekniğinde 5 aşama vardır.

Kırmızı etiketlerin hazırlanması

Gereksiz eşyalara kırmızı etiketlerin iliştirilmesi

Kırmızı etiketli malzemenin geçici bir sahaya konulması

Kırmızı etiketli malzemenin değerlendirilmesi ve sonucuna karar verilmesi 

Bu malzemelerden kurtulmak.

5S’in ilk adımını bitirdik. Sırada 2.adım olan DÜZENLEME (SEITON) adımı var.

DÜZENLEME (SEITON)

Düzenleme ve yerleştirme işlemleri yapılır. Gerekli olduğunda kullanıma hazır olmaları için malzemeler uygun ve güvenli şekilde düzenlenir. Amaç gerektiğinde kullanılmak üzere aranan malzemelere en kısa sürede ulaşmaktır.

Örneğin biz bu proje kapsamında daha önce fırınlar bölgesinde dağınık ve karışık bir şekilde bulunan boyanmış ve kurutulmak üzere fırın önünde dağınık bir biçimde bekleyen sepetler için alan düzenlemesi, tanımlaması ve yerleştirmesi yaptık.

Yine aynı şekilde bobin tartım bölgesi ve yedek boş sepetler ile yedek tartılmış bobinlerin bulunduğu bölgelerde alan düzenlemeleri yapılıp alanlar tanımlandı.

Burada amaç sistemde düzenlilik, her şeyin bir yeri olması ve her şeyin yerli yerinde olmasıdır.

Gerekli parçaların nerede tutulacağına karar vermek ve organize etmek. 

Parçaların nasıl saklanacağını düzenlemek. 

Herkes için bulma ve kullanmayı kolaylaştırmak

İlk önceliklerimiz olmalıdır.

TEMİZLİK (SEISO)

Çalışma alanı her türlü tozdan, yağdan ve kirden arındırılmalı ve temiz tutulmalıdır. Kirlilik kaynağında yok edilmelidir.

İçeride ve dışarıdaki her şeyin temizlenmesidir. Temizlik aynı zamanda muayenedir. Sistemli ve sürekli olarak yapılması gerekir. Temizlik için temel alınan, hedef alanın kişinin çalışma alanı olmasından dolayı, oradan kişinin sorumlu olmasıdır.

Bahsi geçen temizlik sadece ortam ve eşyanın güzel görünmesi için yapılan temizlik değil, her zaman çalışma alanı ve ekipmanları en üst çalışma seviyesinde tutup oluşabilecek problemleri önceden görmeyi sağlayan bir yoldur.

STANDARTLAŞTIRMA (SEIKETSU)

Temiz ve düzenli olmak alışkanlık haline getirilmelidir. Uygulamaların sürekliliği hedefleyen standartlar ve prosedürler oluşturulmalıdır. Herkesin bu prosedürlere uymasını sağlayacak kontrol mekanizmaları kurulmalıdır.

Hedef alanda olması istenilen koşulların sürdürülmesidir. Bu adıma gelene kadar öncesi 3 adım sonuçlandırılmış olmalıdır. Baştaki 3S den çıkan sonuçlar; sadece gerekli olan malzemeler alanda olmalıdır, her şeyin bir yeri vardır ve her şey yerli yerindedir, alanı ve ekipmanları inceleyebilmek için her şey temizdir.

Standartlaştırmanın temeli iyileştirilen durumların sürdürülebilmesi için istenen koşulların ana hatları ve prosedürlerini oluşturmak ve uygulamaktır.

DİSİPLİN (SHITSUKE) 

Temiz ve düzenli olmak alışkanlık haline getirilmelidir. Prosedüre uygunluk ve elde edilen sonuçlar ölçülmeli ve duyurulmalıdır. Örnek uygulamalar için takdir uygulamaları devreye alınmalıdır.

Konulmuş olan yeni kuralların herkes için bir alışkanlık haline gelmesini sağlamaktır.

Eğitim ve Disiplin Uygulama Aşamaları ise;

Eğitim ve Disiplin için plan yapılması 

Plan için yönetimin desteğinden emin olunması ve gerekli düzeltmelerin yapılması. 

Alandaki herkesin 5S standartları ve amaçları hakkında eğitilmesi. 

Bir 5S İletişim Tahtasının oluşturulması ve sürdürülmesi. 

Diğer iletişim aletlerinin oluşturulması ve sürdürülmesi. 

5 Dakika 5S ve Haftalık 5S faaliyetleri ile, 5S faaliyetlerini günlük işlerin parçası        yapılması. 

Tüm standartları apaçık yapmak için standartların ve görsel metodların geliştirilmesine      devam edilmesi. 

Tüm çalışanların katılımının  arttırılmasına devam edilmesi. 

İşletmede yaptığımız bu 5S çalışması sonrasında;

Fırınlar bölgesindeki karışıklığı engelledik.

Sağlıklı bir FİFO uygulaması yani ilk çıkan ilk girer uygulaması ile LEAD TIME artışı yani müşteri siparişlerinin teslim sürelerinde ciddi iyileştirmeler sağladık.

Kaliteyi arttırdık. Hatalı bobin sevki, bobinde deformasyonu, lekelenme vs. gibi şikayetleri azalttık.

Sepetlerin hızlı boşalmasını sağlayıp LpMpD ‘yi arttırdık. Yani makine başına boyanan lot sayısını arttırdık.

Tartım prosedürlerinin nizami ve eksiksiz uygulanmasını sağladık.

Alanda ihtiyaç duyulmayan ve gereksiz ekipmanların vs. uzaklaştırdık. Bu sayede daha düzenli bir çalışma alanı yarattık.

Alanlarımız  çevresel, insan yada makine kaynaklı her türlü kirlilikten arındırıldı.

Yapılan 5S çalışması sonrasında çalışma arkadaşlarımız için daha güvenli bir çalışma ortamı sağlandı.

Son olarak 5S yapılan bu 8 bölgede bir standartlaşma sağlayıp 3 postanın da aynı düzen ve disiplinde çalışabilmesini sağlandı.

Evet arkadaşlar. konu ile ilgili bir sonra ki yazımız İşletmelerde 5S'in uygulanması süreci olacak. Görüşmek üzere hoşça kalın.

Hakkı Şenkeser.