İşletmede 5S Uygulaması Bölüm 1 - Giriş

 Merhaba değerli Hakkı Şenkeser "Benim Dikey Dünyam" bloğu okurları. Yalın, Yalın Üretim Araçları, 5S, Kaizen ve diğer yalın üretim teknikleri ile ilgili paylaşımlarımıza devam ediyoruz.

Bugünkü yazımın başlığından da anlayacağınız üzere daha önce giriş yaptığımız ve işin daha çok teorik tarafını anlattığımız, yalın üretimin en önemli araçlarından hatta en önemlisi bile diyebileceğimiz 5S uygulamasını örnekleriyle beraber bire bir işletmede gerçekleştirdiğim bir proje üzerinden sizlere aktarmaya çalışacağım.

5S

Umarım daha önce ki teorik aktarımım sonrasında bugünkü yazımda bire bir örnekleriyle ve görselleriyle desteklediğim bu sunum işletmelerinde 5S uygulamasını yapmayı düşünecek arkadaşlarımıza da yol gösterici bir rehber olacaktır.

Konuya giriş yapmadan önce ilk defa bloğuma misafir olacak arkadaşlar konuya yabancılık çekmemek amacıyla, “5S Nedir? 5Sİşyeri Organizasyonu ve Yalın Üretim Metotları” başlıklı yazımı, başlığın üzerinde ki linki tıklayarak okuyabilirler.

İşletmede 5S Uygulaması?

İşletmeler neden 5S’i uygulamak zorunda? 5S ‘in önemli kazançlarından birisi olan, Görsel Fabrika niçin önemlidir? Diye sorarak başlayalım isterseniz.

Hatırlayacağınız üzere günümüz işletmelerinin küreselleşen iş dünyasında ki rekabet güçlerini koruyabilmek. Artan üretim ve işçilik maliyetleri yanında müşterilerin de artık ürünleri yüksek kalitede, hızlı servisle ve düşük maliyetlerle istemelerinden dolayı hem karlılıklarını yani yaşamlarını sürdürebilmek hem de müşteri ihtiyaçlarını karşılayabilmek amacıyla artık her zaman yaptıklarından FARKLI yani YALIN bir şekilde çalışmaları gerektiğinden yani Yalın Üretimden bahsetmiştik. 

İşletmeler daha tertipli, daha düzenli ve daha temiz iş alanları yaratarak maliyetlerini azaltabilir, verimliliklerini arttırabilir, daha kaliteli üretebilir, her türlü kayıp ve israfı en aza indirebilir, arızaları azaltabilir, yine iş yerinde iş güvenliğini arttırarak çalışanlarının motivasyonlarını arttırabilirler.

Bunun aksi bir durumda ise, işletmede kontrolün ve disiplinin sağlanamaması, üretim hedeflerinin gerçekleştirilememesi, çalışanların katma değer sağlamayan gereksiz hareketler ile gereğinden fazla vakit kaybetmeleri, eksik ya da gereğinden fazla hammadde siparişlerinin verilmesi, dolayısıyla haddinden fazla stoklu çalışmak durumunda kalabilirler. 

En önemlisi de tüm bu karmaşık düzenin yarattığı olası iş kazaları riskleriyle her daim karşı karşıya kalabilirler.

5S Nedir?

5S, yukarıda da ipuçlarını verdiğimiz gibi işletmede tertip, düzen, temizlik ve disiplini sağlamak için uygulanan, ilk olarak Japonya’da kullanılmaya başlanmış olan basit, etkili ve kolay uygulanabilen bir yöntemdir. Adını Japonca 5 kelimenin ilk harflerinden almıştır.

5S iyileştirme çalışmalarının, dolayısıyla görsel işletmenin temelini yani ilk adımını oluşturur. Endüstriyel tertip, düzen ve temizliğin işletme içerisinde sistematik bir şekilde uygulamaya alınması, yönetilmesi ve sürekliliğin sağlanmasında 5S uygulaması en etkili araçtır.

5S uygulaması iş yeri ortamının iyileştirilmesinde birinci adım olmalıdır. Sadece bir temizlik faaliyeti olarak düşünülmemelidir. İş yeri kontrolünün arttırılması, verimliliğin arttırılması, kayıpların önlenmesi dolaysıyla her türlü israfın önlenmesi için uygulanan basit ama etkili bir yöntemdir.

İşletmelerde yapılan sürekli iyileştirme çalışmalarını destekler ve bu çalışmalara temel oluşturur.

Adından da anlaşılacağı üzere toplam 5 adımdan oluşmaktadır.

İşletmede 5S

SEIRI (Ayıklama)

Gerekli ve gereksiz malzemeler (Çalışma alanında istenmeyen makine, aparat, ekipman, yedek parça, hammadde, doküman, mobilya vb. eşyalar) birbirinden ayrılır, gereksiz malzemeler çalışma alanından uzaklaştırılır.

SEITON (Düzenleme)

Gerekli olduğunda kullanıma hazır olmaları için malzemeler uygun ve güvenli şekilde düzenlenir. Amaç gerektiğinde kullanılmak üzere aranan malzemelere en kısa sürede ulaşmaktır.

SEISO (Temizlik)

Çalışma alanı her türlü tozdan, yağdan ve kirden arındırılmalı ve temiz tutulmalıdır. Kirlilik kaynağında yok edilmelidir.

SEIKETSU (Standartlaşma)

Temiz ve düzenli olmak alışkanlık haline getirilmelidir. Uygulamaların sürekliliği hedefleyen standartlar ve prosedürler oluşturulmalıdır. Herkesin bu prosedürlere uymasını sağlayacak kontrol mekanizmaları kurulmalıdır.

SHITSUKE (Disiplin)

Temiz ve düzenli olmak alışkanlık haline getirilmelidir. Prosedüre uygunluk ve elde edilen sonuçlar ölçülmeli ve duyurulmalıdır. Örnek uygulamalar için takdir uygulamaları devreye alınmalıdır.

Peki, işletmede 5S’i nasıl uygulayacağız?

Güzel bir soru. “Hadi arkadaşlar, işletmede 5S yapıyoruz. Başlayın” deyip kenara çekilmekle bu iş olmuyor. Daha önce de bahsettiğimiz gibi bu sadece o gün ya da bir sonra ki gün yapacağınız bir derleme, toparlama yani bir temizlik faaliyeti değil.

Genelde işletmelerin pek çoğu dışarıdan aldıkları danışmanlık düzeyinde destekler ile işletmelerinde 5S çalışmasını yapmakta verilen eğitimler, birkaç pilot uygulamanın ardından danışmanın işletmeden ayrılmasıyla, işletme ve çalışanlar tek başına, uygulamalar da sahipsiz kaldıkları için yapılan bu yatırım boşa çıkmaktadır. Dolayısıyla yatırımcı yaptığı yatırımın karşılığını alamadığı, işletme yöneticisi ve çalışanları da boşa harcanan zaman ve emekler için mutsuz olmaktalar.

Kariyerim boyunca tekstil sektörü içerisinde çalıştığım ve benzer durumları tekstil sektörü içerisinde çok gördüğüm ve karşılaştığım için özellikle başlangıç noktası otomotiv tabanlı bir yönetim aracı olan Yalın Uygulamalarının tekstil sektörüne uygulanmasının zorluğundan bahseden pek çok yönetici gördüm.

Bu yöneticilerin ya da çalışanların çıkış noktaları otomotiv sektörünün çok daha derli toplu olduğu için yalın üretim uygulamalarının dolayısıyla 5S uygulamasının daha kolay yapılabildiğidir. Aynı kişiler bir yandan da, “tekstil sektörü otomotiv sektörü gibi değil. Biz de girdi çıktı çok fazla, alanlarımız kısıtlı ve dar. Müşteri ihtiyaçlarımız çok farklı dolayısıyla farklı kalitelerde çalışmak durumundayız. Üstelik çalışanlarımız da çok eğitimli değiller.” Vs. tarzında şikâyetler ile ya yalın uygulamalara hiç başlamak istemezler ya da uygulama esnasında direnç göstererek işleri zorlaştırırlar.

Bu konuya yani tekstil sektöründe yalın uygulamaları ile ilgili olarak, “Tekstil Sektöründe Yalın Uygulaması Zor mu?” başlıklı yazımda bu konuya etraflıca değineceğim.

Yalın ile ilk tanışmam Coats Türkiye firmasında 2009 yıllarına dayanıyor. Yani neredeyse 10 yıldır tekstil sektörü içerisinde Yalın ve Yalın Üretim Araçlarını kullanarak pek çok projeyi yönettim. Birebir sahada eğitimlerini de vererek uygulamalara danışmanlık yaptım. Takım çalışmalarını yönettim.

Sizlere işletmeden örnekler vermeden önce ilk tavsiyem yalın kültürünü iyice sindirmeniz. Hem yatırımcılarınızın, hem de sahada uygulamalara liderlik yapacak yönetici ve çalışanlarınızın bu felsefeyi iyice anlamaları ve DEĞİŞİME HAZIR olmalarını sağlamanız olacaktır.

Değişim zordur. Değişimi dolayısıyla kazandıracaklarını her seviye de herkesin anlayabileceği seviyede anlatıyor, yalın üretim kültürünü, işletmenizin ve çalışanlarınızın tüm hücrelerine kadar işliyor olmanız şart. UNUTMAYIN değişimi ancak size inanların desteği ile elde edersiniz. Bunun için de sadece EĞİTİM değil her türlü İLETİŞİM araçlarını da uyguluyor ve kullanıyor olmanız şart.

Küçük bir örnek vereyim. Yine yalın üretim araçlarını kullanarak, çalıştığım boyahane dairesinde “Verimlilik Artışı” projesini yönetiyordum. Uygulama çalışanlarımızın tüm çalışma düzenlerini toptan değiştirecek çok kapsamlı bir değişim projesini içeriyordu. Her şey kâğıt üzerinde hazır ve mükemmel görünüyordu. Projenin tamamlanmasıyla birlikte tüm KPI ‘da ( Key Performance Indicatör / Anahtar Performans Göstergesi) ciddi bir iyileşmeyi hedefliyorduk.

KPI

Kâğıt üzerinde her şeyin düşünülmüş ve planlanmış olmasının başarıyı garantilemeyeceğini çok iyi biliyordum. Bu sebeple ilk olarak tüm boyahane personeline projeyi ilk ağızdan anlattım. Sorular sordum, proje ile ilgili önerilerini dinledim. 3 vardiya düzeninde çalışan bir işletmeydik. Vardiyaları ziyaret ederek gece vardiyalarında bile bu proje bilgilendirme toplantılarına devam ettim.

Nihayetinde projenin başlangıcını yaptığımızda işletmenin büyük bir kısmı DEĞİŞİME hazırdı. Müthiş bir TAKIM ÇALIŞMASININ sonucunda ki bu konuya da sonra ki yazılarımda değineceğim. Projeyi tamamladığımızda hedeflerimizde ciddi bir iyileşme sağlamış ve çok daha az kayıpla çok daha VERİMLİ çalışır hale gelmiştik. Hedef göstergelerimizden küçük bir örnek vermek gerekirse, proje sonunda makine başına boyadığımız lot/sipariş sayısı 5 den 8’e çıkmıştı.

Evet, arkadaşlar İşletmede 5S Uygulaması Bölüm 1 - Giriş başlıklı yazımızda İşletmede 5S uygulamasına bir giriş yaptık. Bölüm 2’de yani İşletmede 5S Uygulaması Bölüm 2 - Plan ve Hedefler de 5S uygulamasına devam ediyoruz.

Bir sonra ki yazımda görüşmek üzere hoşça kalın.

Hakkı Şenkeser.